En su oficina no pueden faltar estos suministros de oficina
En comparación con los muebles y equipos de oficina, los suministros de oficina pueden parecer un gasto menor. La principal diferencia es que las compras importantes, como muebles y equipos, tienden a ser una compra única.
Por otra parte, los suministros de papelería de oficina se usan todos los días y deben reponerse periódicamente. Si no administra, ni controla sus gastos de artículos de papelería para oficina, estos gastos pueden destruir cualquier presupuesto bien estructurado.
Por supuesto, hay muchas cosas que puede hacer para controlar cuánto gasta en suministros en su oficina para que pueda mantenerse dentro del presupuesto.
Por ejemplo, comprar al por mayor, especialmente si tiene espacio de almacenamiento, siempre es una forma inteligente de hacerlo.
Muchos de los proveedores de papelería en Bogotá alguna vez fueron solo físicas, como Panamericana, Office Depot, entre otros, ahora, ofrecen la posibilidad de comprar en línea y, a menudo, con envío gratuito.
Claves para ahorrar dinero cuando compra suministros de oficina
Por ese motivo, aquí hay algunas estrategias a considerar que pueden ayudarlo a ahorrar dinero en suministros de oficina:
Suministros esenciales
Eche un vistazo a los suministros de oficina que pide cada vez. Pregúntese si hay algún material de oficina “agradable de tener” versus “imprescindible”. Tenga en cuenta la calidad de los artículos que está comprando.
¿Necesita comprar suministros de marca o puede usar la marca genérica de la tienda? ¿Se puede utilizar una cinta de embalaje menos costosa y sin marca? Ahorrar unos pocos miles de pesos en los suministros de oficina que se compran con más frecuencia se acumulará con el tiempo.
Compare precios, compre online
Haga su tarea y compare los precios de los artículos que compra con más frecuencia. No tiene que visitar físicamente cada tienda si tienen un sitio web que enumera los artículos que venden. Todas sus compras de suministros de oficina se pueden hacer en línea.
No obstante, tenga cuidado al comparar precios en línea teniendo en cuenta los costos de envío. Algunos distribuidores de papelería en línea ofrecen envío gratuito si solicita una cantidad mínima de suministros.
Negociar un contrato de compra
Si su empresa compra una cantidad significativa de suministros de papelería para oficina todos los meses, puede negociar un contrato de compra con su proveedor. La clave para negociar un contrato a su favor es primero identificar los suministros que compra con más frecuencia (en términos de pesos gastados).
Concentre sus negociaciones en estos artículos, y si tiene que ceder en algún artículo, entonces sabrá cuáles son los que se compran con menos frecuencia.
Pedidos a granel
La mayoría de los suministros de oficina se pueden comprar a granel. Por ejemplo, en lugar de comprar papel en resmas de 500 hojas, considere comprar una caja de 5000 hojas.
Sin embargo, hay dos ventajas y desventajas:
- Tendrá que inmovilizar algo de dinero para comprar las cantidades más grandes;
- Tendrá que almacenar los artículos a granel que compre.
Considere lo siguiente:
Los precios bajos de artículos económicos o de pequeño volumen, como bolígrafos, lápices y papel, no son un buen indicador de los precios generales. Las tiendas que rebajan sus precios en estos artículos a menudo cobrarán más en otros artículos para compensar la ganancia que sacrificaron.
Considere proveedores de papelería como K&CO SAS para compras al por mayor. Además, estos minoristas a granel también tienen sitios web que se pueden usar para pedir insumos de oficina en línea.
Cree una cuenta con su proveedor. Las empresas de suministro más grandes pueden proporcionarle un estado de cuenta de lo que ha pedido durante el último mes o año.
Controle el uso de los artículos de papelería
Si compra suministros de oficina en grandes cantidades, puede que sus empleados se vean tentados a desperdiciar y a no darle un buen uso a los insumos de papelería.
Por ese motivo, designe a una persona que se encargue de supervisar y/o controlar el uso de los suministros, sin exceder los límites. Recuerde, lo importante es dar el buen ejemplo en el uso y administración de los insumos de papelería dentro de la oficina.
Ahorro en papel
El ahorro en papel debe ser compromiso de todos en la oficina o empresa para contribuir con el medio ambiente; además, de sanear la economía de la empresa.
Por tal motivo, recuerde incentivar a sus colaboradores, que solo imprima lo necesario para no derrochar el papel en algo que no es indispensable; promueva el uso de las hojas recicladas o de archivadores digitales.
Supervise el almacenamiento
Ahora, como bien se dijo en el ítem “Pedidos a granel” tendrá que almacenar sus suministros de oficina.
Por ese motivo, revise que en el lugar donde se almacene los suministros no haya humedad, que no haya riesgo de incendio, que sea un lugar seguro, que solo haya acceso para personas designadas a la administración de los insumos de papelería de la oficina.
Recuerde, cuando se trata de ahorrar, no escatime en esfuerzos y acciones, porque, un descuido o falta de supervisión puede echar a perder los suministros y significaría una pérdida económica para su negocio.
Motive a su equipo
Por último, puede generar campañas que motiven e incentiven a sus colaboradores, a través de bonos o beneficios para el departamento que haga mejor uso de los suministros de oficina.
Por supuesto, esta medida no solo va a promover y mejorar el trabajo en equipo, además, le permitirá ahorrar a su negocio o empresa en la compra de artículos de papelería para la oficina.
La siguiente es una lista recomendada de suministros de oficina esenciales:
- Bolígrafos y Lápices;
- Bolígrafos (azul, negro, rojo, etc.);
- Marcadores permanentes;
- Resaltadores;
- Marcadores de pizarra borrables (y borradores);
- Lápices nº 2;
- Papel;
- Tajalápiz;
- Sobres (legales y tamaño carta);
- Notas Post-It®;
- Calculadoras;
- Calculadoras impresoras;
- Pequeños clips de papel;
- Clips de papel grandes;
- Clips de la carpeta;
- Perforadoras;
- Grapas;
- Cinta de oficina;
- Cinta de embalaje;
- Carpetas de archivos;
- Resma de papel tamaño carta (8,5″ x 11″);
- Resma de papel tamaño oficio (8,5″ x 14″).
Otros elementos:
- Cartuchos de impresora o recargas;
- Tijeras;
- White Out (o cinta correctora);
- Grapadoras o cosedoras;
- Bandas de goma;
- Calendarios y agendas;
- Destructoras de papel.
Ahorrar y comprar suministros de oficina
Comprar suministros de oficina no significa necesariamente quedarse sin dinero; por supuesto, hay muchas maneras de ahorrar dinero en insumos de oficina para su negocio.
Solo contemple y siga estos tips antes de realizar sus compras de suministros de papelería para su oficina, controle el gasto por parte de su equipo de colaboradores, genere incentivos para que haya ahorro en el consumo de los suministros, entre otras opciones.
Ahora, si necesita la asesoría y experiencia de una empresa como K&CO SAS, no dude en contactarnos y con gusto le ayudaremos en este proceso de compra de sus suministros de oficina.
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